今回は技能実習生の「残業時間」をテーマにお届けいたします。

技能実習制度運用要領において、残業時間が多い場合は「軽微変更届」や「理由書」の作成などの手続きが必要なケースがあるとされており、もしこの手続きを行わなかった受入れ企業様は、ペナルティが下される可能性があります。
※関連情報：技能実習制度運用要領とは？詳しく解説【一部改正】

既に受入れをされている企業様にとって、そしてこれから受入れを検討している企業様にとっても、制度を運用する上で避けては通れない内容となっていますので、技能実習のご担当者様はぜひ最後までご覧ください。

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技能実習機構の見解

実習機構が発表している運用要領では、時間外労働について以下のように示されています。

技能実習生が長時間の時間外労働を行うことは想定されていないことであり、法定外残業を行う場合は、技能実習機構に「技能習得の一環」である理由を説明する必要があるのです。

法定外残業を行う場合の手続き

それでは、法定外残業を行った場合はどのような手続きを取ればよいのでしょうか。

軽微変更届及び理由書の提出義務

2020年4月、技能実習法の運用要領が一部改訂され、技能実習生のひと月の残業時間が45時間（1年単位の変形労働制を採用している企業様の場合は42時間：以下「超過残業」）を超えた場合は、技能実習機構に対して「軽微変更届」を提出する事が義務付けられました。

また、2023年4月の技能実習法の運用要領改正では、超過残業を行った場合は、受入れ企業が作成する「理由書」の提出が義務化されました。

軽微変更届の提出

技能実習における「軽微変更届」とは、技能実習計画に変更が生じた場合に、変更事由に応じて技能実習機構に申請する届出を指します。

受入れ企業で集計した超過残業時間を監理団体に報告し、そして監理団体から技能実習機構へ軽微変更届を提出します。
軽微変更届では「規定時間を超過した」という報告ではなく「規定時間を超えた全ての技能実習生の残業時間」を記載しなければなりません。

理由書の提出

理由書の提出は、2023年4月より義務付けられました。
超過残業を行なった理由を技能実習機構に対して説明するために、受入れ企業が作成する書類となります。

こちらは書式の指定はありませんが、エヌ・ビー・シー協同組合ではフォーマットを作成して配布しておりますのでご利用ください。
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それぞれに都度の提出義務

軽微変更届および理由書は、超過残業を行なった月ごとに都度提出をしなければなりません。
1度出せばいいというものではないため、技能実習生の残業が超過残業か否かを、毎月チェックする必要があります。

これらの届出を怠った場合、状況によりペナルティが課せられる可能性があります。

最後に

軽微変更届の提出は2020年4月より、理由書の提出は2023年4月より義務となりましたが、制度が改定された事をまだ知らない企業様も多いようです。 技能実習生を受け入れている限り、残業時間に対して意識を向け、これらの提出を忘れないようにしなければなりません。

エヌ・ビー・シー協同組合では、制度の改定等があった場合はその都度受入れ企業様にご案内していますが、他の監理団体から受け入れている企業様においても、制度についてご不明点があった時にはお問合せを受け付けています。

技能実習制度を活用していく上で「労基法」、「入管法」、「技能実習法」の遵守は必須です。
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